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文学与传媒学院文件制发管理制度
2015-09-14 09:10  

为更好地发挥文件的行政功效,实现发文工作的规范化、制度化和科学化,经党政联席会研究决定:凡是涉及学院教育教学重大工作的决定、决议、通告、指示、通知、批复等具有行政约束力的重要问题,需要向外发布、请示、报告的,均以文件形式出现,并按公文印发、阅读、管理等要求做好文件的签收工作。现将有关事项通知如下:

一、文件的撰拟

学院制发文件的一般程序是:先由相关业务部门(如:教务部)初拟文稿,然后经分管领导(如:分管教学的副院长)审核,交文秘人员校核,报院长签发,最后定稿印刷。

学院分管领导在审核文稿时,要严把文稿的教育法律法规关、政策关,文秘人员要认真细致校核文稿,要按照文件制发的标准格式印制。文稿语言要求庄重、准确、朴实、精练、规范、实事求是。

拟稿的基本格式参照学校格式。

二、文件的制发

(一)公文的分类:

一般公文从行文关系分,有上行文、平行文、下行文、通行文。上行文是单位向所属上级单位的发文,在文件中通过“抄报”体现本单位接受上级单位的领导,平行文是指互相平行的单位或不相隶属单位之间的发文,在文件中通过“抄送”体现兄弟单位之间工作上的互相协商关系;下行文是指上级领导单位向所隶属的下级单位的发文,在文件中通过“抄发”或“上款”体现领导机关对下属单位的领导。

(二)文件的基本格式:

所排文件,一般采用国标A4(297mm×210mm)纸张横排,左侧装订。版面的安排一定要注意美观、大方、匀称。

1.标题通常用二号小标宋,副题用三正,小标题用三黑,正文用三仿;年、月、日字体用三正;附件标题、小题与上同。

2.上下款、日期的排法:上款,在正文的开头,前面不空;下款和日期在正文的最后,与正文空一行字的位置,日期前面低于下款两个字,日期后面空两个字。

3.封面:标题的位置,一般约占版心全长的四分之一,如标题一行以上者,以中间为准。印发单位和日期,约占版心全长的十六分之一。

4.有关文尾的用字和排法:学校下发的文件尾,主题词后均放“上饶县XXX学校”(中间空格)200×年×月×日印发,并用两条横线框起来,横线右下角排“共印××份(用小四仿宋)”。

5.所有带文尾的双面印文件,文尾必须放在双数面页码之上。

6.对文件的排法,原则上“单字不占行”,“单行不占页”,照排印文件不出现“此页无正文”字样。

7.公文首页上半部,约占整个页面的1/3,与公文主体部分用一条红色横线相隔。

8.第一页题、文的空法:一行题,十行文;两行题,九行文;三行题,八行文,以此类推,字体按规定用。

9.主题词一般是指反映特定主题的概念、规范化的名词或名词性的词组。是对部门单位发文的归类,放在公文印刷版记的上部或抄报抄送单位的上部,顶格书写,名词或词组之间要有间隔。如:教学常规工作实施方案;干部张亮任职决定;机构安全领导小组通知等。主题词排在文尾第一条黑体线上边,“主题词”用三黑,词用三号小标宋。

文件制发的基本格式参照学校发文格式式样。

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